Lindungi bisnis Anda
Pelajari hal dasar. Walaupun sebagian besar transaksi penjualan diproses, diposting, dan dibayar dengan sedikit masalah, Visa memiliki proses penyelesaian perselisihan yang efisien.
Amankan bisnis Anda dengan informasi yang tepat
Perselisihan merujuk pada permintaan pengembalian nilai (baik secara utuh ataupun sebagian) transaksi oleh penerbit kartu kepada acquirer, yang biasanya dilakukan oleh bank merchant kepada merchant. Perselisihan dapat menjadi cukup mahal bagi merchant—Anda dapat kehilangan jumlah transaksi beserta barang dagangan terkait. Perselisihan juga dapat dikenakan biaya penanganan internal.
Menanggapi perselisihan
Menyediakan informasi yang akurat dengan cepat.
Langkah 1: Pemegang kartu memperselisihkan transaksi
Pemegang kartu menghubungi penerbit kartu mereka untuk mempertanyakan biaya yang terdapat dalam laporan tagihan mereka.
Langkah 2: Temukan bukti transaksi
Acquirer Anda menghubungi Anda untuk meminta salinan catatan transaksi yang akurat.
Langkah 3: Kirim salinan ke acquirer Anda
Segera kirim salinan yang jelas dibaca dan akurat melalui faks atau surat untuk menjaga keberlangsungan proses.
Menghindari perselisihan
Inilah sejumlah kiat bagi Anda.
-
Nyatakan kebijakan Anda dengan jelas pada saat transaksi. Kebijakan Anda harus sudah dicetak pada bukti transaksi penjualan Anda; jika tidak, pastikan untuk mencantumkan informasi kebijakan pada bukti transaksi penjualan, yakni di dekat garis tanda tangan pelanggan, sebelum pelanggan menandatanganinya. Pastikan bahwa kebijakan tersebut dapat dibaca di semua salinan bukti transaksi penjualan. Kegagalan dalam mengungkapkan kebijakan tersebut saat transaksi berlangsung dapat merugikan Anda jika pelanggan ingin mengembalikan barang yang telah dibeli.
-
Depositkan bukti transaksi penjualan dan struk Anda dalam waktu satu hingga lima hari sejak tanggal transaksi—jangan menunda-nunda. Kegagalan dalam mendepositkan bukti transaksi secara tepat waktu dapat berujung pada perselisihan “keterlambatan pengajuan”.
-
Pastikan bahwa bukti transaksi penjualan yang tidak tepat telah dibatalkan dan transaksi tersebut hanya diproses satu kali. Memasukkan transaksi yang sama lebih dari satu kali ke dalam terminal, mendepositkan kedua salinan bukti transaksi penjualan merchant dan bank kepada acquirer Anda, atau mendepositkan transaksi yang sama dengan lebih dari satu bank merchant dapat berujung pada perselisihan “transaksi ganda”.
-
Apabila pengiriman barang yang dibeli pemegang kartu akan ditunda, beri tahu pemegang kartu mengenai penundaan tersebut beserta tanggal perkiraan pengiriman atau layanan yang baru.
-
Jangan melakukan deposit transaksi dengan bank merchant Anda sebelum Anda mengirimkan barang dagangan terkait. Apabila pelanggan melihat adanya transaksi dalam tagihan Visa bulanan mereka sebelum mereka menerima barang dagangan, hal tersebut dapat berujung kepada perselisihan yang dapat dihindari.
-
Untuk kliring dan penyelesaian transaksi, acquirer harus mengirimkan nama merchant yang paling jelas ditampilkan oleh merchant tersebut dan pemegang kartu harus mengenali merchant tersebut. Nama merchant adalah faktor penting yang membantu pemegang kartu mengenali transaksi. Penggunaan nama yang ditampilkan paling jelas akan meminimalkan perselisihan yang diakibatkan oleh nama merchant yang tidak dikenali.