Dengan banyaknya solusi manajemen pengeluaran yang digunakan saat ini, terdapat satu masalah yakni kurangnya transparansi dan visibilitas, karena divisi keuangan tidak dapat memantau pengeluaran dengan jelas hingga dapat ditinjau, disetujui, dan dianalisis. Tanpa visibilitas ini, sulit bagi bagian keuangan untuk menemukan kejanggalan tepat waktu, dan hal ini berdampak pada kemampuan mereka memperkirakan dan mengelola anggaran secara efektif. Hal ini juga menghalangi kemampuan mereka untuk mengidentifikasi peluang negosiasi harga yang lebih baik dengan maskapai, hotel, dan restoran yang sering digunakan, yang semua itu pada akhirnya dapat berdampak pada pendapatan perusahaan.
Masalah lain adalah sebagian besar proses manajemen pengeluaran, dalam hal pemeriksaan dan persetujuan, hanya muncul setelah proses terjadi. Hal ini berarti meski perusahaan memiliki kebijakannya sendiri untuk hal yang dapat dibelanjakan dan yang tidak, karyawan tetap diberi dorongan untuk bertanggung jawab mematuhi kebijakan tersebut, sehingga menyebabkan proses pengiriman dan pemeriksaan pengeluaran akan menyita waktu sejak awal.
Dengan kewaspadaan atas masalah ini, perusahaan yang berpandangan ke depan akan memeriksa ulang proses perjalanan dan pengeluaran mereka agar dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kemampuan tim keuangan mereka.
Visa membantu mengembangkan jenis solusi ini melalui kerja sama dengan perusahaan teknologi keuangan, dengan memberi mereka akses ke API Visa (antarmuka pemrograman aplikasi) untuk menciptakan pengalaman yang lebih otomatis dan mudah digunakan. “Karyawan menginginkan kenyamanan yang sama seperti pelanggan TI (Teknologi Informasi), namun dalam lingkup bisnis,” jelas Stefanie Koh, Kepala Platform dan Solusi Perusahaan, Asia Pasifik di Visa. “Kita sedang beralih dari solusi berbasis desktop ke solusi berbasis seluler. Manajemen pengeluaran seharusnya mudah dilakukan.”
Falsafah efektivitas dan kenyamanan ini telah menginspirasi Fraedom, vendor perangkat lunak manajemen pengeluaran di Selandia Baru yang baru-baru ini diakuisisi oleh Visa. “Tujuan kami adalah untuk memudahkan dan menghemat biaya perjalanan dan proses manajemen pengeluaran,” ungkap Kyle Ferguson, CEO Fraedom. “Bagi kami, intinya adalah gagasan transaksi tanpa sentuhan. Bayangkan dunia di mana Anda mengetuk layar ponsel pada perangkat POS dan itu adalah hal terakhir yang harus Anda lakukan dengan transaksi tersebut. Itulah yang ingin kami wujudkan.”
