Menyelesaikan perselisihan dengan cepat
Pelajari hal dasar dalam menangani penolakan tagihan.
Penagihan kembali merujuk pada permintaan pengembalian sejumlah uang (baik secara utuh ataupun sebagian) hasil transaksi oleh penerbit kartu kepada acquirer, serta biasanya, oleh bank merchant kepada merchant. Penagihan kembali mungkin cukup mahal bagi merchant—Anda dapat kehilangan jumlah uang dari transaksi tersebut berikut barang dagangan terkait. Penagihan kembali juga dapat dikenakan biaya penanganan internal.
Jelaskan kebijakan Anda saat melakukan transaksi. Kebijakan Anda harus sudah dicetak pada bukti transaksi penjualan Anda; jika tidak, pastikan untuk mencantumkan informasi kebijakan pada bukti transaksi penjualan, yakni di dekat garis tanda tangan pelanggan, sebelum pelanggan menandatanganinya. Pastikan bahwa kebijakan tersebut dapat dibaca di semua salinan bukti transaksi penjualan. Kegagalan dalam mengungkapkan kebijakan tersebut saat transaksi berlangsung dapat merugikan Anda jika pelanggan ingin mengembalikan barang yang telah dibeli.
Depositkan bukti transaksi penjualan dan struk Anda dalam waktu satu hingga lima hari sejak tanggal transaksi—jangan menunda-nunda. Kegagalan dalam mendepositkan bukti transaksi secara tepat waktu dapat berujung pada penagihan kembali atas “keterlambatan pengajuan”.
Pastikan bahwa bukti transaksi penjualan yang tidak tepat telah dibatalkan dan transaksi tersebut hanya diproses satu kali. Memasukkan transaksi yang sama secara lebih dari satu kali ke dalam terminal, mendepositkan kedua salinan bukti transaksi penjualan merchant dan bank kepada acquirer Anda, atau mendepositkan transaksi yang sama dengan lebih dari satu bank merchant dapat berujung pada penagihan kembali atas “transaksi ganda”.
Apabila pengiriman barang yang dibeli pemegang kartu akan ditunda, beri tahu pemegang kartu mengenai penundaan tersebut beserta tanggal kemungkinan pengiriman atau layanan yang baru.
Jangan melakukan deposit transaksi dengan bank merchant Anda sebelum Anda mengirimkan barang dagangan terkait. Apabila pelanggan melihat adanya transaksi dalam tagihan Visa bulanan mereka sebelum mereka menerima barang dagangan, hal tersebut dapat berujung kepada penagihan kembali yang dapat dihindari.